De Tail Spend Management Specialist

Wat is tail spend management?

Tail spend management omvat het beheersen en in kaart brengen van de inkoopuitgaven bij alle niet-strategische leveranciers. De uitgaven bij deze C-leveranciers worden ook wel C-Spend genoemd. De Tail Spend uitgaven vertegenwoordigen ongeveer 20% de totale kosten. Vaak hebben bedrijven geen kennis, expertise of omvang om deze uitgaven te beheren. Maar liefst 80% van alle leveranciers zijn zogenoemde C-Leveranciers en vormen geen direct onderdeel van de bedrijfsvoering. Met tail spend management komen bedrijven tot een efficiënter leveranciersbestand en beter inzicht in uitgaven en besparingen.

Tail end spend management is gebaseerd op het Pareto principe, vaak aangeduid als de 80/20 regel. Het Pareto principe stelt dat in veel gevallen ongeveer 80% van de uitkomsten voortkomt uit 20% van de oorzaken.

80% van de leveranciers (C-leveranciers) is verantwoordelijk voor slechts 20% van de totale inkoopuitgaven waar 20% (strategische leveranciers) verantwoordelijk zijn voor 80% van de inkoop uitgaven.

Focus op strategische uitgave

Zo’n 20% van de leveranciers vormen de strategische leveranciers die een belangrijke relatie hebben met het bedrijf. Dit zijn leveranciers die onmisbaar zijn voor een bedrijf, dit in tegenstelling tot C-leveranciers. Door de Tail spend uit te besteden, ontstaat er de ruimte om intern meer focus te leggen op strategische inkopen. Het is belangrijk om met strategische leveranciers een goede relatie te onderhouden met als gevolg goede leverings- en betalingsvoorwaarden te bedingen.

Strategische leveranciers omvatten slechts 20% van het leveranciersbestand maar vertegenwoordigen wel 80% van de inkoopuitgaven.

Het probleem van C-leveranciers

De Tail Spend uitgaven bij niet-strategische leveranciers worden ook wel C-spend genoemd. Deze uitgaven vertegenwoordigen slechts 20% van de totale inkoopuitgaven en omvatten maar liefst 80% van alle leveranciers van een organisatie. Dit zijn zogenoemde C-leveranciers die geen direct onderdeel zijn van de bedrijfsvoering.

Het relatief kleine deel van de inkoopuitgaven bij de C-leveranciers heeft een enorme impact op een inkoop- en/of administratie-afdeling. Vaak hebben bedrijven geen inzicht in de omvang van deze uitgaven. Dit heeft er vooral mee te maken dat het om uitgaven met lage waarde en laag risico gaat.

De producten worden in veel gevallen gekocht bij niet-gecontracteerde leveranciers en bestaan uit uiteenlopende en vaak niet onderhandelde voorwaarden. Dit komt per jaar neer op een groot aantal transacties, die ofwel te klein zijn om via de (strategische) inkoopafdeling te lopen, of als C-artikelen niet in bestaande raamcontractcatalogi voorkomen.

C-leveranciers omvatten slechts 20% van de gehele inkoopuitgaven maar zijn wel verantwoordelijk voor 80% van het leveranciersbestand.

Het uitbesteden van inkopen bij C-leveranciers leidt tot meer controle en een efficiënter leveranciersbestand en biedt mogelijkheden voor zowel directe en indirecte kosten besparingen, een betere kostenbeheersing en betere analyse en rapportage. Een groot deel van de tail spend uitgaven zijn eenmalige aankopen, waarbij het onboarden van een nieuwe leverancier vaak veel tijd kost voor veel organisaties. Dankzij Corlido Group, ontstaat er een single creditor model en is het aanmaken van nieuwe leveranciers niet meer nodig.

Kenmerken van uitgaven in de tail spend bij C-leveranciers zijn:

Niet-gecontracteerde inkopen
Ongecontroleerde uitgaven
Lage waarde/laag risico
Laag volume
Eenmalige en (adhoc) inkopen
Niet of nauwelijks onderhandelde prijzen en voorwaarden
Declaraties
Maverick buying (buiten contract om kopen)

Tail spend management illustratie

Waarom is tail spend management belangrijk?

In veel gevallen is er geen tot nauwelijks inzicht in de uitgaven en het koopgedrag van inkopers bij C-leveranciers die zich bevinden in de tail, ofwel staart van de spend. Door de tail spend te laten managen door Corlido is er dankzij een transparante rapportage meer inzicht in de uitgaven, het koopgedrag van buyers/requestors en de besparingen die worden gerealiseerd. De tijd die wordt gespendeerd aan C-leveranciers die zich bevinden in de tail van de spend zorgt voor een onbalans in de werkzaamheden van een inkoopafdeling. Een inkoopafdeling besteed veel tijd aan het kopen van uiteenlopende producen en/of diensten van lage waarde die slechts enkele malen of eenmalig aangeschaft worden.

Het is voor veel bedrijven bijna onmogelijk om deze producten in te kopen tegen de meest gunstige voorwaarden aangezien elke aankoop een tijdrovend proces is. Binnen het in kaart brengen van de kosten is het belangrijk om het gehele inkoopproces onder een vergrootglas te houden. Zo worden niet alleen de directe inkoopkosten inzichtelijk maar ook de indirecte inkoopkosten. Deze kosten zijn variërend van sourcing, expediting, vendor onboarding, factuurbehandeling tot en met logistieke handelingen.

Tail spend management uitbesteden bij één totaalleverancier

Corlido Group heeft zich in de afgelopen 25 jaar ontwikkelt tot specialist op het gebied van inkoop en tail spend management. Internationaal vertegenwoordigd en met meer dan 100 specialisten staan wij dagelijks voor u klaar.

Corlido Group is het verlengstuk van uw inkoopafdeling.

Door alle tail spend aankopen uit te besteden behaalt u vele voordelen. Van inzicht, beheersbaarheid, controle tot directe besparingen. U verlegt de focus van alle inkopen op de strategische partners met de belangrijkste producten die invloed hebben op uw dagelijkse bedrijfsvoering. U reduceert uw leveranciersbestand tot wel 80%. Corlido Group is de specialist op het gebied van Tail Spend Management. Vanaf (RFQ) tot factuurafwikkeling en verzending. Corlido Group biedt een totaaloplossing; van het overnemen van tail spend management tot het leveren van specifieke comodity’s.

Onze werkwijze

Omdat elke organisatie uniek is, stelt Corlido Group haar dienstverlening af op uw wensen en eisen. Corlido Group heeft een uniek concept ontwikkeld waarbij aanzienlijke inkoopverbeteringen worden behaald door het inkoopproces te vereenvoudigen en de kosten te verlagen. Corlido Group is 100% transparant en werkt op basis van open calculatie.

Corlido Group is een onafhankelijke leverancier zonder vast assortiment. Wij leveren een ongelimiteerd productassortiment en zijn geen voorraadhoudende partner. Dankzij onze gekwalificeerde “preferred suppliers” kunnen wij goede kwaliteit, service, prijzen en levertijden garanderen.

Onze voordelen

Wij bieden inzicht in koopgedrag, levervoorwaarden, uitgaven en savings. Dankzij maandelijkse KPI-rapportages met informatie op orderlijnniveau wordt de gehele tail spend inzichtelijk voor onze partners. Corlido biedt de mogelijk om zowel factuurafwikkeling als het gehele sourcingsproces te verzorgen. Dankzij onze inkoopvolumes profiteert u tevens van gunstige inkoopvoorwaarden en onderhandelde en gereduceerde tarieven.

Pay only

De bestelling wordt door u bij een leverancier geplaatst en daarbij gebruikt u Corlido Group als een factuurcrediteur. De factuur wordt door ons ontvangen, gecontroleerd, gescand, geboekt en betaald.

Procure-to-pay

Corlido Group plaatst een inkoopopdracht bij de reeds door u geselecteerde leverancier. Vervolgens bewaken wij de order tot de levering heeft plaatsgevonden en handelen wij het facturatieproces af.

Source-to-pay

Corlido Group zoekt voor u de aankoopmogelijkheid met de beste voorwaarden. Aan de hand van de door uw organisatie verstrekte specificaties gaat Corlido Group op zoek naar een leveranciers met de beste commerciële condities.

Integratie met systemen

Integratie met systemen levert veel inzicht en een efficiëntere werkwijze op. Wij bieden hiervoor diverse mogelijkheden variërend van manuele workarounds, hybride oplossingen en volledige end-to-end integraties met diverse ERP-systemen. Daarnaast hebben wij ons eigen E-procurement tool COPS ontwikkeld. Via COPS kunnen inkopers eenvoudig diverse producten sourcen, offertes aanvragen en bestellingen plaatsen. COPS is beschikbaar als web-based standalone versie of geïntegreerde PunchOut.